Réduire le temps de réponse aux citoyens, sans ajouter d'effectifs

Les municipalités sont confrontées à une augmentation constante des demandes citoyennes, qu'il s'agisse de signalements de voirie, d’entretien des infrastructures, de collecte des déchets ou d’éclairage public.

Pourtant, les ressources humaines restent souvent limitées, ce qui allonge les délais de traitement et peut nuire à la satisfaction des citoyens.

La solution ne passe pas forcément par l’embauche de nouveaux employés, mais plutôt par l’optimisation des processus et l’automatisation des tâches.

Voici cinq stratégies clés pour accélérer le temps de réponse aux citoyens sans ajouter de personnel.

Automatiser la réception et l’assignation des demandes

Dans de nombreuses municipalités, les requêtes citoyennes sont encore traitées manuellement, impliquant des transferts d’information entre plusieurs services et un suivi par courriels ou appels téléphoniques.

Ce processus ralentit la prise en charge des demandes et mobilise inutilement du personnel administratif.

• Mettre en place une plateforme centralisée qui enregistre automatiquement chaque requête et la dirige immédiatement vers le bon service.
• Utiliser un système intelligent d’assignation des tâches, qui prend en compte la nature du problème, la disponibilité des équipes et la priorité de l’intervention.
• Supprimer les étapes inutiles de validation manuelle, accélérant ainsi la transmission aux équipes terrain.

Les demandes citoyennes sont instantanément triées, catégorisées et envoyées aux bonnes équipes, réduisant considérablement les délais de traitement.

Optimiser la planification des interventions municipales

Un autre frein à la rapidité d’exécution est une mauvaise répartition des tâches et un manque de coordination entre les équipes. Lorsqu’une municipalité ne dispose pas d’un système structuré, certaines équipes peuvent être surchargées, tandis que d’autres sont moins sollicitées.

• Mettre en place un suivi en temps réel des équipes terrain pour savoir qui est disponible et où ils se trouvent.
• Optimiser la planification des interventions en regroupant les demandes par secteur géographique, afin de minimiser les déplacements inutiles.
• Utiliser un algorithme de priorisation des interventions basé sur l’urgence et l’impact sur les citoyens.

Avec Citycare : Les gestionnaires peuvent visualiser en temps réel l’état des interventions, optimiser les trajets et la répartition du travail, garantissant ainsi une meilleure productivité avec les mêmes ressources.

Améliorer la communication avec les citoyens grâce aux mises à jour automatiques

Une grande partie du temps des agents municipaux est consacrée à répondre aux citoyens qui appellent pour obtenir des mises à jour sur leur demande. Sans un bon système d’information, les citoyens doivent appeler à plusieurs reprises, générant une charge de travail supplémentaire pour les employés administratifs.

• Envoyer des notifications automatiques aux citoyens pour les informer de l’avancement de leur demande (ex. : « Votre requête est en cours de traitement », « Intervention planifiée pour demain »).
• Permettre aux citoyens de consulter en ligne l’état de leur requête via un portail numérique.
• Éliminer les doublons en assurant une transmission fluide des informations entre les services municipaux et les citoyens.

Avec Citycare : Les citoyens reçoivent des mises à jour en temps réel sur leur demande, réduisant ainsi le volume d’appels aux services municipaux et libérant du temps pour d’autres tâches.

Utiliser des outils de suivi et d’analyse pour améliorer l’efficacité

De nombreuses municipalités ne disposent pas de données précises sur leurs temps de réponse et leurs performances, ce qui rend difficile l’identification des points d’amélioration.

• Utiliser un tableau de bord analytique pour suivre les délais moyens de traitement des demandes et repérer les inefficacités.
• Identifier les types de requêtes les plus fréquents pour anticiper les besoins et adapter les ressources en conséquence.
• Analyser les temps de déplacement des équipes pour optimiser les itinéraires et minimiser les pertes de temps.

Avec Citycare : Les gestionnaires peuvent suivre en temps réel les performances des équipes, identifier les points de blocage et prendre des décisions basées sur des données concrètes.

Standardiser et automatiser les réponses aux demandes récurrentes

Certaines demandes citoyennes sont répétitives et nécessitent des réponses similaires (ex. : signalements de nids-de-poule, collecte des déchets, pannes d’éclairage). Plutôt que de gérer chaque demande individuellement, il est possible d’automatiser certaines réponses et actions.

• Créer une FAQ interactive sur le site municipal pour répondre aux questions les plus courantes.
• Automatiser les réponses pour certaines demandes simples (ex. : envoyer un message automatique indiquant la date prévue de résolution d’un problème).
• Déployer un chatbot municipal capable de répondre aux questions fréquentes et de diriger les citoyens vers les bons services.

Avec Citycare : Les municipalités peuvent automatiser une partie des interactions avec les citoyens, libérant ainsi du temps pour les demandes plus complexes.

Une municipalité plus rapide et plus efficace sans coûts supplémentaires

Accélérer les délais de réponse aux citoyens ne signifie pas forcément embaucher plus de personnel. Grâce à l’automatisation, l’optimisation des ressources et une meilleure communication, il est possible d’offrir un service plus réactif sans ajouter de charges supplémentaires.

Avec Citycare, les municipalités peuvent :

• Automatiser l’assignation des requêtes pour une transmission immédiate aux équipes terrain.
• Optimiser la répartition des ressources et les trajets pour réduire les pertes de temps.
• Améliorer la transparence avec les citoyens grâce aux mises à jour automatiques.
• Analyser et ajuster en temps réel les performances municipales pour une efficacité accrue.
• Standardiser les réponses aux demandes courantes pour réduire la charge administrative.

Résultat : Une municipalité plus efficace, des citoyens mieux informés et des équipes terrain plus productives.

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