La planification de l'imprévu fait partie de notre engagement envers l'amélioration continue.
Mis à jour : 10 septembre 2025
Qu'il s'agisse d'une catastrophe naturelle comme une tempête de verglas ou d'un accident grave dans nos bureaux, un événement imprévu peut perturber les opérations commerciales de notre entreprise.
Après tout, en cas d'urgence, nos employés pourraient ne pas être en mesure de se rendre au travail. Nos fournisseurs pourraient être confrontés à une pénurie de matériaux nécessaires à la poursuite de vos activités, ou la demande pour nos services pourrait tout simplement diminuer.
Personne ne peut prédire l'avenir ; cependant, nous disposons d'un solide plan de continuité des activités. Un plan efficace démontre à nos employés, actionnaires et clients que nous sommes une organisation proactive ; il améliore l'efficacité globale de notre entreprise et nous permet d'allouer les ressources financières et humaines nécessaires pour maintenir votre entreprise en activité en cas de perturbation grave.
Au cœur de notre plan de continuité des activités se trouve l'équipe de préparation aux situations d'urgence. Les personnes suivantes sont actuellement nommées et se voient attribuer des rôles et responsabilités spécifiques en tant que membres de l'équipe :
Paul-André Savoie, président-directeur général, chef d'équipe
Nicolas Beaupré, Vice-President & COO
Dans l’ordre ci-dessus, ces employés de l’entreprise ont le pouvoir de déclarer une situation d’urgence et sont chargés de s’assurer que le plan est à jour et peut être mis en pratique à tout moment.
Comme pour tous les autres aspects de notre activité, la manière dont nous planifions une urgence repose sur les éléments suivants :
- Une compréhension profonde et unifiée de nos objectifs organisationnels
- Recherches régulières sur les risques auxquels nous sommes confrontés (au moins deux fois par an)
- Identifier et documenter des alternatives créatives aux défis uniques
- Un processus décisionnel clair et fiable
Le fournisseur peut être tenu d'accepter que pour la bonne exécution d'un service, la sauvegarde des données, la planification des imprévus, de la continuité des activités et de la reprise après sinistre, les tests et la validation démontrée des activités de préparation, de reprise et de mise en œuvre sont nécessaires.
Ci-dessous, nous énumérons les objectifs de haut niveau dont notre équipe de préparation aux situations d’urgence est responsable ;
Planification et mise en œuvre
- Élaboration et maintien du plan de continuité des activités (PCA)
- Établir des niveaux d'alerte et des moniteurs
- Élaboration de plans de formation et de formation croisée
- Identifier les partenaires commerciaux clés tels que les fournisseurs et les clients et déterminer s'ils disposent également d'un PCA
- Évaluer les impacts financiers potentiels et les imprévus lors d'une situation d'urgence
- Assurer la disponibilité d'une quantité adéquate de fournitures essentielles
- Identifier et former le(s) responsable(s) de site local(aux) nécessaire(s) à la mise en œuvre du plan
- Effectuer des essais du plan, au moins à un intervalle annuel
Établir des politiques et des procédures
- Indemnisation des absences, modalités de retour au travail, télétravail, horaires de travail flexibles,
- restrictions de voyage
- La chaîne de commandement dans une situation d'urgence et s'assurer que toutes les personnes concernées sont conscientes de leur rôle
- Points de déclenchement des situations d'urgence autorisés et automatiques, et quels déclencheurs appliquent quelles parties du PCA
- Politiques de sécurité d'urgence sur le lieu de travail (par exemple, en cas de pandémie)
Définir des plans de communication
- Maintenir de bonnes communications et gérer les relations avec tous les niveaux du personnel
- Informer la haute direction des situations d'urgence
- Inculquer l’importance du PCA dans toute l’organisation
- Assurer la liaison avec les organismes gouvernementaux locaux tels que Santé Canada et Sécurité publique Canada
- Sont opportuns et précis, envoyés à toutes les parties prenantes concernées (employés, clients, fournisseurs)
- Sensibiliser le personnel aux situations d'urgence possibles
- Utiliser les meilleures formes de technologie pour envoyer des communications, avec des redondances si nécessaire
- Aider à préparer la formation des employés sur le sujet
- Assister les gestionnaires de sites locaux dans la mise en œuvre du plan
Dans notre PCA, nous veillons à maintenir régulièrement à jour les directives suivantes
- Procédures opérationnelles standard
- Surveillance/Présence
- Prestation de services essentiels
- Planification/affectation des ressources humaines
- Plans de communication / Méthodes
- Tester le plan
Nous révisons et actualisons nos descriptions de services essentiels.
- Nous identifions et mettons à jour les services devant être maintenus, en dressant la liste des plans de continuité ou de redémarrage de chaque service ou fonction essentielle. Cela comprend :
Une description du service - Les personnes responsables de la mise en œuvre du plan d'action d'urgence
- Identifier des personnes de remplacement pour mettre en œuvre le plan d'action
- Lister et hiérarchiser l'impact commercial résultant de la défaillance de ce service (délocalisation du personnel, ressources alternatives)
- Un plan d'action clair de rétablissement du service / d'urgence en cas d'urgence
- Quel plan de communication doit être déclenché par cette panne de service
Identifier et estimer les besoins en ressources essentielles pour établir les niveaux de performance nominaux du service - Estimation du temps nécessaire pour revenir à un état non urgent suite à la panne de ce service
Nous utilisons actuellement les critères suivants pour déterminer si un service ou une fonction répond à la définition « essentiel » ;
Un service non fourni crée un impact sur la santé et la sécurité des individus.
Un service qui peut conduire à la défaillance d’une unité commerciale si les activités ne sont pas exécutées dans un délai spécifié.
Un service qui doit être exécuté pour satisfaire aux exigences réglementaires.
Un service dont l’impact, s’il n’est pas exécuté, peut être immédiat ou se produire sur une certaine période de temps.
Chaque service essentiel est comparé à la partie de l’entreprise qui serait la plus touchée en cas d’urgence ;
- Sécurité des employés
- Clients
- Données financières de l'entreprise
- Réputation de l'entreprise
- Légal
Sur la base des considérations ci-dessus, chaque service essentiel est évalué en fonction du degré auquel il pourrait avoir un impact négatif sur l'entreprise et ses parties prenantes en se voyant attribuer un « degré de criticité » :
- Critique: Services/fonctions essentiels
- Majeur: Services pouvant être suspendus pendant une courte période (par exemple, services pouvant être suspendus pendant un mois).
- NormaleServices pouvant être suspendus pendant une période prolongée. Une analyse de l'entreprise peut être nécessaire.
En situation d'urgence, notre entreprise peut être amenée à modifier, réduire, voire supprimer certains services essentiels pour faire face aux conséquences de la situation. Ces conséquences peuvent être ressenties à l'échelle de l'organisation ou localisées dans certaines unités opérationnelles. Notre entreprise peut subir une dégradation ou une interruption de ses services essentiels en raison de :
- Absentéisme élevé du personnel
- Panne critique du serveur d'hébergement
- Indisponibilité des fournitures
- Interruptions de services tels que l'électricité, les transports et l'accès à Internet (communications)
Pour ces raisons, l'entreprise a mis en place des systèmes pour surveiller les attributs suivants de tous les employés, notre atout le plus important pour le service d'urgence, en cas d'urgence
- Sécurité personnelle (sur site ou à distance)
- Santé personnelle
- Présence prévue (physique ou virtuelle)
- Présence réelle (physique ou virtuelle)
- Répartition et achèvement de la charge de travail
- Communications vocales, vidéo et numériques
Nous maintenons une liste de contrôle de préparation au PCA, que nous révisons tous les 6 mois, qui couvre les dimensions suivantes :
- Impacter notre activité
- Impacter nos employés et nos clients
- Être réduit en établissant des politiques à mettre en œuvre
- Exiger l’allocation de ressources pour protéger nos employés et nos clients
- Exiger des communications spécifiques à nos employés, clients et collaborateurs
- Nécessite une coordination avec des organismes externes au sein de notre communauté
Notre équipe de préparation aux situations d'urgence est chargée de se réunir au moins deux fois par an afin d'examiner le plan de continuité des activités, de suivre ses progrès et de le mettre à jour si nécessaire (avec contrôle de version électronique).
L'objectif de cette revue semestrielle est de s'assurer que l'équipe comprend l'impact global d'une situation d'urgence sur l'entreprise. Une fois par an, le PCA est testé afin de s'assurer qu'il :
- Aborde tous les éléments critiques
- Est cohérent pour toutes les unités/départements commerciaux
- Contient les dernières informations et procédures
- Est pratique et pragmatique