La planification de l'imprévu fait partie de notre engagement envers l'amélioration continue.
Mise à jour : 24 mars 2024
Planification de la continuité des affaires
Qu'il s'agisse d'une catastrophe naturelle telle qu'une tempête de verglas ou d'un grave accident dans nos bureaux, un événement imprévu peut perturber les opérations commerciales de notre entreprise.
Après tout, en situation d'urgence, nos employés peuvent ne pas être en mesure de venir travailler. Nos fournisseurs peuvent faire face à une pénurie des matériaux nécessaires pour poursuivre vos activités, ou la demande pour nos services peut simplement diminuer.
Personne ne peut prédire l'avenir ; cependant, nous sommes prêts avec un plan de continuité des affaires solide. Avoir un bon plan en place montre à nos employés, actionnaires et clients que nous sommes une organisation proactive ; cela améliore l'efficacité globale de notre entreprise et nous aide à allouer les bonnes ressources financières et humaines pour maintenir votre entreprise opérationnelle en cas de perturbation grave.
Au cœur de notre Plan de continuité des affaires se trouve l'Équipe de préparation aux urgences. Les personnes suivantes sont actuellement nommées et assignées à des rôles et responsabilités spécifiques en tant que membres de l'équipe :
Paul-André Savoie, Président et PDG, Responsable de l'équipe
Nicolas Beaupré, Vice-Président et CRO
Dans l'ordre ci-dessus, ces employés de l'entreprise ont l'autorité de déclarer une situation d'urgence et sont chargés de s'assurer que le plan est à jour et peut être mis en pratique à tout moment.
Comme pour tous les autres aspects de notre entreprise, notre manière de planifier une urgence repose sur les éléments suivants :
- Une compréhension profonde et unifiée de nos objectifs organisationnels
- Des recherches régulières sur les risques auxquels nous faisons face (au moins semestriellement)
- L'identification et la documentation d'alternatives créatives aux défis uniques
- Un processus de prise de décision clair et fiable
Les fournisseurs peuvent être tenus de convenir que, pour la bonne exécution d'un service, des activités de sauvegarde des données, de planification de continuité des affaires et de reprise après sinistre, de tests et de validation démontrée de la préparation, de récupération et d'activités de mise en œuvre, sont nécessaires.
Ci-dessous, nous énumérons les objectifs de haut niveau dont notre Équipe de préparation aux urgences est responsable :
Planification et mise en œuvre
- Développer et maintenir le Plan de continuité des affaires (PCA)
- Établir des niveaux d'alerte et de surveillance
- Développer des plans de formation et de formation croisée
- Identifier les partenaires commerciaux clés tels que les fournisseurs et les clients et déterminer s'ils ont également un PCA
- Évaluer les impacts financiers potentiels et les mesures d'urgence pendant une situation d'urgence
- S'assurer qu'une quantité adéquate de fournitures essentielles est disponible
- Identifier et former les gestionnaires de site locaux au besoin pour la mise en œuvre du plan
- Réaliser des essais du plan, au moins une fois par an
Établissement de politiques et de procédures
- Compensation pendant les absences, procédures de retour au travail, télétravail, horaires de travail flexibles, restrictions de voyage
- La chaîne de commandement en cas d'urgence et s'assurer que toutes les personnes concernées sont conscientes de leurs rôles
- Points de déclenchement d'urgence autorisés et automatiques, et quels déclencheurs activent quelles parties du PCA
- Politiques de sécurité d'urgence pour le lieu de travail (par exemple, en cas de pandémie)
Définition des plans de communication
- Maintenir de bonnes communications et gérer les relations avec tous les niveaux de personnel
- Informer la haute direction des situations d'urgence
- Insuffler l'importance du PCA dans toute l'organisation
- Liaison avec les agences gouvernementales locales telles que Santé Canada et Sécurité publique Canada
- Communications en temps opportun et précises, envoyées à toutes les parties prenantes concernées (employés, clients, fournisseurs)
- Éduquer le personnel sur les urgences possibles
- Utiliser les meilleures formes de technologie pour envoyer des communications, avec des redondances si nécessaire
- Aider à préparer la formation des employés sur le sujet
- Assister les gestionnaires de site locaux dans la mise en œuvre du plan
Dans notre PCA, nous veillons à tenir à jour les lignes directrices suivantes régulièrement :
- Procédures opérationnelles standard
- Surveillance/Assiduité
- Livraison des services essentiels
- Planification / Allocation des ressources humaines
- Plans de communication / Méthodes
- Tests du plan
Nous passons en revue et actualisons les descriptions de nos services essentiels.
Nous identifions et mettons à jour quels services doivent être maintenus, en répertoriant les plans pour la continuité ou la reprise de chaque service ou fonction essentielle. Cela inclut :
- Une description du service
- Les personnes responsables de la mise en œuvre du plan d'action d'urgence
- Identification de personnes de secours pour entreprendre le plan d'action
- Listing et priorisation de l'impact commercial résultant de la défaillance de ce service (relocation du personnel, ressources alternatives)
- Un plan d'action clair pour la restauration du service / mesures d'urgence pendant l'urgence
- Quel plan de communication doit être déclenché par cette panne de service
- Identification et estimation des besoins en ressources essentielles pour établir des niveaux de performance normaux du service
- Estimation du temps requis pour revenir à un état non urgent après la panne de ce service
Nous utilisons actuellement les critères suivants pour déterminer si un service ou une fonction répond à la définition « essentiel » :
- Un service qui, s'il n'est pas fourni, crée un impact sur la santé et la sécurité des individus.
- Un service qui peut entraîner l'échec d'une unité commerciale si les activités ne sont pas exécutées dans un délai spécifié.
- Un service qui doit être exécuté pour satisfaire aux exigences réglementaires.
- Un service qui, s'il n'est pas exécuté, peut avoir un impact immédiat ou se produire sur une certaine période.
Chaque service essentiel est croisé avec la partie de l'entreprise qui serait le plus impactée pendant une urgence :
- Sécurité des employés
- Clients
- Finances de l'entreprise
- Réputation de l'entreprise
- Légal
En fonction des considérations ci-dessus, chaque service essentiel est évalué en fonction du degré auquel chacun pourrait avoir un impact négatif sur l'entreprise et ses parties prenantes, en lui assignant un « degré de criticité » :
- Critique : Services/fonctions essentiels
- Majeur : Services qui peuvent être suspendus pendant une courte période (par exemple, des services qui peuvent être suspendus pendant un mois).
- Normal : Services qui peuvent être suspendus pendant une période prolongée. Cela peut nécessiter un examen d'entreprise.
Lors d'une situation d'urgence, notre entreprise peut être contrainte de modifier, réduire ou même éliminer des services essentiels spécifiques pour faire face aux impacts de l'urgence. Ces impacts peuvent être ressentis dans toute l'organisation ou localisés à des unités commerciales spécifiques. Notre entreprise peut connaître une dégradation ou une interruption d'un service essentiel en raison de :
- Un taux élevé d'absentéisme du personnel
- Une panne critique du serveur d'hébergement
- Une indisponibilité de fournitures
- Des interruptions de services tels que l'électricité, le transport et l'accès à Internet (communications)
Pour ces raisons, l'entreprise a mis en place des systèmes pour surveiller les attributs suivants de tous les employés, notre atout le plus important pour le service d'urgence, pendant une urgence :
- Sécurité personnelle (sur site ou à distance)
- Santé personnelle
- Présence planifiée (physique ou virtuelle)
- Présence réelle (physique ou virtuelle)
- Attribution et achèvement de la charge de travail
- Communications vocales, vidéo et numériques
Nous maintenons une liste de contrôle de préparation au PCA, que nous révisons tous les 6 mois, couvrant les dimensions suivantes :
- Impact sur notre entreprise
- Impact sur nos employés et clients
- Réduction par l'établissement de politiques à mettre en œuvre
- Nécessité d'allocation de ressources pour protéger nos employés et clients
- Nécessité de communications spécifiques à nos employés, clients et employés
- Nécessité de coordination avec des organisations externes au sein de notre communauté
Notre Équipe de préparation aux urgences est responsable de se réunir au moins semestriellement afin de revoir le Plan de continuité des affaires, de surveiller ses progrès et de le mettre à jour si nécessaire (avec un contrôle de version électronique).
L'objectif de cette revue semestrielle est de s'assurer que l'équipe comprend l'impact global sur l'entreprise d'une urgence. Une fois par an, le PCA est testé pour s'assurer qu'il :
- Couvre tous les éléments critiques
- Est cohérent pour toutes les unités/departements de l'entreprise
- Contient les dernières informations et procédures
- Est pratique et pragmatique