Les municipalités doivent gérer quotidiennement un grand nombre de demandes citoyennes : signalements de voirie, collecte des déchets, entretien des espaces publics, éclairage, permis et bien d’autres. Pourtant, de nombreuses villes utilisent encore des processus manuels pour traiter ces demandes, ce qui nuit à la réactivité et à l’efficacité des équipes municipales.
Le recours aux formulaires papier, courriels, appels téléphoniques et bases de données isolées ralentit le travail des agents municipaux, provoquant des retards, des erreurs et une surcharge administrative.
Voici les principales raisons pour lesquelles le traitement manuel des demandes impacte négativement l’efficacité des municipalités et comment une solution numérique comme Citycare peut y remédier.
Des délais de traitement plus longs
Les processus manuels nécessitent plusieurs étapes avant qu’une demande ne soit prise en charge. Un signalement de nid-de-poule, par exemple, doit souvent être :
- Reçu par téléphone ou courriel
- Transcrit manuellement dans un registre ou un fichier Excel
- Transféré à un autre service municipal par courriel ou en format papier
- Vérifié et planifié avant d’être assigné à une équipe terrain
Chaque étape prend du temps et ralentit la prise en charge effective de la demande. Pendant ce temps, le problème persiste, ce qui peut provoquer des plaintes supplémentaires et nuire à la satisfaction des citoyens.
- Automatiser la saisie et la transmission des demandes dès leur réception
- Assigner directement les tâches aux équipes terrain via une application mobile
- Mettre en place un suivi en temps réel pour accélérer les interventions
Une surcharge administrative inutile
Les agents municipaux doivent saisir manuellement chaque demande dans différents systèmes ou carnets, ce qui entraîne une perte de temps considérable. De plus, les documents papier nécessitent un stockage physique, un archivage et des manipulations répétées pour retrouver les informations en cas de suivi ou d’audit.
La double saisie et les transferts entre services alourdissent la charge de travail des employés municipaux, qui pourraient consacrer ce temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Centraliser toutes les demandes dans une plateforme unique
- Supprimer les registres papier et les feuilles Excel au profit d’un système numérique
- Automatiser les suivis et rappels pour éviter la perte ou l’oubli de demandes
Une mauvaise coordination entre les équipes
Sans un système numérique centralisé, chaque service travaille en silo, ce qui complique la coordination entre les équipes. Un agent peut ne pas savoir si une demande est déjà en cours de traitement, ce qui peut entraîner des doublons, des oublis ou une mauvaise planification des ressources.
De plus, les échanges entre les services reposent souvent sur des courriels ou des appels, ce qui ralentit la transmission de l’information et complique la gestion des priorités.
Comment l’améliorer ?
- Utiliser une plateforme numérique qui permet à toutes les équipes d’accéder aux mêmes informations en temps réel
- Assigner automatiquement les tâches aux bons services selon la nature de la demande
- Permettre aux agents de mettre à jour l’état des demandes directement sur le terrain via une application mobile
Un manque de suivi et de transparence
Avec un traitement manuel, le suivi des demandes repose souvent sur la mémoire des agents ou des registres papier, ce qui peut entraîner des pertes d’information ou des délais inexpliqués.
Les citoyens qui demandent une mise à jour doivent souvent rappeler la mairie pour obtenir une réponse, ce qui surcharge les lignes téléphoniques et mobilise inutilement le personnel administratif.
- Mettre en place un suivi automatisé qui informe les citoyens de l’avancement de leur demande par courriel ou SMS
- Offrir un portail en ligne où les citoyens peuvent consulter l’état de leur requête
- Permettre aux gestionnaires municipaux de suivre en temps réel l’évolution de chaque demande et d’identifier rapidement les éventuels blocages
Une perte d’efficacité et une hausse des coûts
Toutes ces inefficacités ont un impact financier direct sur les municipalités. Le temps perdu sur des tâches administratives et les erreurs humaines augmentent les coûts opérationnels. Une mauvaise répartition des ressources peut aussi entraîner une augmentation des heures supplémentaires et une surcharge de travail pour certaines équipes, réduisant la productivité globale.
Comment l’améliorer ?
- Automatiser la répartition des tâches pour une utilisation optimale des ressources
- Réduire le nombre d’interactions humaines nécessaires pour traiter une demande
- Fournir aux gestionnaires municipaux des tableaux de bord analytiques pour suivre les performances et ajuster les processus
Vers une gestion municipale plus rapide et efficace avec Citycare
Le traitement manuel des demandes ralentit considérablement les opérations municipales et nuit à la satisfaction des citoyens. En passant à une solution numérique comme Citycare, les municipalités peuvent :
- Réduire les délais de traitement en automatisant l’assignation des tâches
- Diminuer la charge administrative en supprimant les doubles saisies et les documents papier
- Améliorer la coordination entre les équipes grâce à un système centralisé
- Offrir plus de transparence aux citoyens avec des mises à jour automatiques
- Optimiser les coûts et les ressources en éliminant les inefficacités opérationnelles
Citycare est la solution idéale pour aider les municipalités à moderniser leur gestion et à améliorer leur efficacité.
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