Les municipalités doivent gérer quotidiennement un grand nombre de demandes citoyennes : signalements de voirie, collecte des déchets, entretien des espaces publics, éclairage, permis et bien d’autres. Pourtant, de nombreuses villes utilisent encore des processus manuels pour traiter ces demandes, ce qui nuit à la réactivité et à l’efficacité des équipes municipales.
Le recours aux formulaires papier, courriels, appels téléphoniques et bases de données isolées ralentit le travail des agents municipaux, provoquant des retards, des erreurs et une surcharge administrative.
Voici les principales raisons pour lesquelles le traitement manuel des demandes impacte négativement l’efficacité des municipalités et comment une solution numérique comme Citycare peut y remédier.
Les processus manuels nécessitent plusieurs étapes avant qu’une demande ne soit prise en charge. Un signalement de nid-de-poule, par exemple, doit souvent être :
Chaque étape prend du temps et ralentit la prise en charge effective de la demande. Pendant ce temps, le problème persiste, ce qui peut provoquer des plaintes supplémentaires et nuire à la satisfaction des citoyens.
Les agents municipaux doivent saisir manuellement chaque demande dans différents systèmes ou carnets, ce qui entraîne une perte de temps considérable. De plus, les documents papier nécessitent un stockage physique, un archivage et des manipulations répétées pour retrouver les informations en cas de suivi ou d’audit.
La double saisie et les transferts entre services alourdissent la charge de travail des employés municipaux, qui pourraient consacrer ce temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Sans un système numérique centralisé, chaque service travaille en silo, ce qui complique la coordination entre les équipes. Un agent peut ne pas savoir si une demande est déjà en cours de traitement, ce qui peut entraîner des doublons, des oublis ou une mauvaise planification des ressources.
De plus, les échanges entre les services reposent souvent sur des courriels ou des appels, ce qui ralentit la transmission de l’information et complique la gestion des priorités.
Comment l’améliorer ?
Avec un traitement manuel, le suivi des demandes repose souvent sur la mémoire des agents ou des registres papier, ce qui peut entraîner des pertes d’information ou des délais inexpliqués.
Les citoyens qui demandent une mise à jour doivent souvent rappeler la mairie pour obtenir une réponse, ce qui surcharge les lignes téléphoniques et mobilise inutilement le personnel administratif.
Toutes ces inefficacités ont un impact financier direct sur les municipalités. Le temps perdu sur des tâches administratives et les erreurs humaines augmentent les coûts opérationnels. Une mauvaise répartition des ressources peut aussi entraîner une augmentation des heures supplémentaires et une surcharge de travail pour certaines équipes, réduisant la productivité globale.
Comment l’améliorer ?
Le traitement manuel des demandes ralentit considérablement les opérations municipales et nuit à la satisfaction des citoyens. En passant à une solution numérique comme Citycare, les municipalités peuvent :
Citycare est la solution idéale pour aider les municipalités à moderniser leur gestion et à améliorer leur efficacité.
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